Realizamos control de migración en fusión BBVA – Crédit Uruguay

Banco BBVA Uruguay

La empresa

En mayo de 2010, BBVA firmaba el acuerdo por el cual adquiría los activos y pasivos de Crédit Uruguay Banco. Con esta adquisición, el BBVA se transformaba en el tercer banco de plaza detrás del Banco República y el Banco Santander, contando con el 11% del mercado de depósitos y el 13% del mercado de créditos.

El desafío

A partir de este acuerdo, uno de los mayores desafíos para BBVA radicó en definir una estrategia en la implementación de la fusión de ambos bancos. Uno de los aspectos cruciales en este proceso es la integración de los sistemas de ambas entidades en una plataforma única, lo que conlleva a unificar procedimientos, formas de trabajo y los sistemas de información de ambas instituciones, entre otros.

En este contexto, BBVA actualizó su sistema central de gestión bancaria (elegido para continuar con la operativa), a fin de contemplar los productos y transacciones exclusivas de la otra institución. Bajo esta decisión, únicamente se migró la información de uno de los bancos, Crédit Uruguay Banco, y sólo se capacitó a parte del personal en el uso del sistema utilizado por BBVA. Por lo tanto, la operativa y productos bancarios que Crédit Uruguay Banco poseía en forma exclusiva, sería anexada a la operativa de BBVA.

Dado esto, se presentaban los siguientes desafíos para el banco:

• Actualizar las funcionalidades del sistema de BBVA para contemplar la nueva operativa de Crédit Uruguay Banco.
• Migrar toda la información del sistema del Crédit Uruguay Banco (tanto saldos como clientes, proveedores, usuarios, entre otros) al sistema del BBVA. Este aspecto no es trivial ya que, sistemas distintos implican formatos de información diferentes que hacen necesaria una “adaptación” de la información antes de poder ser migrada.

Este último punto es central en la integración de sistemas y quizás sea uno de los de mayor riesgo. En particular, una migración no satisfactoria de los saldos contables tendría como consecuencia el fracaso de todo el proceso de integración.

Adicionalmente, estos procesos de fusión suelen ser procesos que demandan mucha dedicación. Durante el desarrollo de los mismos las instituciones deben continuar con su operativa diaria lo que dificulta la asignación de recursos específicos para las tareas de control de migración de la información de un sistema, atender la migración de saldos como del resto de la información (clientes, proveedores, usuarios) así como el desarrollo y verificación de las actualizaciones al sistema para contemplar la nueva operativa tras la fusión.

En este marco, el banco eligió al Departamento de Procesos y Tecnología de CPA Ferrere para desarrollar el control de los saldos a migrar desde el sistema de Crédit Uruguay Banco al sistema de BBVA. Bajo este aspecto se presentaron los siguientes desafíos:

• Ventana de Tiempo, la ejecución de controles de migración de datos y simulaciones previas se desarrollan con los sistemas en funcionamiento continuo. Esto implica que el tiempo de control se produce para un período de tiempo acotado donde es vital precisar y determinar cuanto antes el resultado del mismo a fin de continuar con las otras etapas involucradas.
• Destrezas, el contar con un equipo interdisciplinario con habilidades técnicas y contables facilita el nexo entre los diferentes involucrados de las instituciones: operativos contables quienes conocen la normativa y políticas aplicadas a la contabilidad y saldos del banco, y operativos informáticos quienes conocen las interfaces contables y la ubicación de la información.

La etapa crítica del proceso de control de migración de saldos fue diseñar controles automáticos en el mínimo de tiempo posible, brindando una mayor posibilidad de análisis y facilitando los tiempos para las restantes etapas de la migración.

La solución

El objetivo planteado fue, definir el plan de impacto de la migración de saldos desde el sistema Crédit Uruguay Banco al sistema de BBVA y la ejecución del control de migración a partir de automatizaciones mediante herramienta informática propia. Las principales actividades desarrolladas durante el plan de impacto fueron:

• Relevamiento de la información disponible, se requiere un conocimiento detallado de la contabilidad de ambas partes a fin de no omitir ningún control. Para esto es importante el involucramiento del personal contable.
• Relevamiento en cuanto a la ubicación y formato de cada dato, así como las interfaces necesarias para la integración de los sistemas. Para esto es importante el involucramiento de personal técnico informático.
• Los capítulos y línea de negocio a controlar fueron: tesorería, préstamos al sector financiero y no financiero, tarjetas de crédito, negocios con el exterior, obligaciones con el sector no financiero y clearing entre otros.
• Establecer los tipos de controles a cada capítulo tales como residencia, plazo, moneda, incrementando la complejidad ya que la migración de ciertos capítulos no fue lineal rubro a rubro, sino que se clasificaban en algunos casos por grupos de rubros desde un sistema y enviando al otro sistema como un importe solo.
• Automatizar el proceso de migración mediante nuestra herramienta informática de procesamiento de datos.
• Teniendo en cuenta que el proceso de migración de saldos se debe realizar cuando el banco no está operativo, introduce una restricción al plan de impacto de la migración, en cuanto este debe estar acotado a la ventana de tiempo prevista, generalmente un fin de semana.

Dadas las consideraciones anteriores se definió el plan de control de migración de saldos, el cual se compuso principalmente de tres etapas. La primera etapa consistió en la descarga y procesamiento de la información. La segunda en el análisis de la misma. Por último, se debió decidir si continuar con el proceso de migración o cancelarlo debido a posibles errores volviendo atrás con los cambios para continuar con la operativa diaria.

El plan de control de migración de saldos llevado adelante, permitió, ejecutar simulaciones previas al día “D” y en los tiempos definidos. Así como establecer un proceso de control de mejora continua. De cada simulación realizada, fueron detectados errores del análisis, los cuales fueron tenidos en cuenta como aspectos a mejorar para el control definido y para una siguiente simulación.

De la experiencia se visualiza que las facilidades de uso que brinda la herramienta y la capacidad profesional del equipo multidisciplinario asignado por CPA Ferrere, disminuyeron considerablemente la curva de aprendizaje, logrando la independencia como usuarios en el muy corto plazo.

La gestión en conjunto del personal proveedor del software, con personal del banco y el equipo de CPA Ferrere generó sinergias positivas, logrando ejecutar controles en tiempos muy bajos, lo que permitió el éxito de esta parte de la fusión.